Frank Eventsi partner: nõudlus ürituste järele on suurem kui kunagi varem

Puuorgi sõnul on üldine olukord üritusturunduses hetkel suhteliselt segane. „Ühelt poolt on riigil ettekujutus ja plaan olemas konkreetsete ürituste korraldamisest, kuid samas on palju lahtiseid küsimusi, mida igapäevaselt üritame lahendada,“ rääkis ta ja lisas, et nad on riigiga ühes paadis ja aitavad omalt poolt igal viisil kaasa, et viiruse levikut tõkestada.

Puuorg rääkis, et üritusi on tänaseni tehtud päris põhjaliku kontrollimisega ja rõõm on tõdeda, et inimesed valdavalt ikka mõistavad tõendite kontrollimise vajalikkust, kuid on olnud ka keerulisi juhtumeid, mida on tulnud üritusel kohapeal lahendada.

„Vahepealsest väga keerulisest olukorrast saime tänu suvele tublisti leevendust. Suutsime nelja kuu jooksul tagasi teenida oma suure miinuse, mis mingil hetkel viis meid väga sügavale auku,“ nentis Puuorg ja lisas, et õnneks tuli ka EAS õigel ajal oma meetmetega appi, see aitas palju. Puuorg jätkas: „Nüüd, kui taas uus laine käes ja olukord väga tõsine, on hakatud järjepidevalt üritusi edasi lükkama kevadesse. Kuigi on ka sündmusi, mis ikkagi aset leiavad ja seda väga turvalisel viisil.“ Tema sõnul on koostöös kliendiga võimalik leida lahendusi sageli mitmes võtmes, aga praegu on tulevikku väga keeruline ennustada. „Hetkel valmistume ette erinevateks stsenaariumideks, ehitasime uuesti üles ka meie kontori ministuudiot ülekannete tegemiseks, esimesed ülekanded on juba toimunud,“ lisas ta.

Puuorg nentis, et pandeemia tõttu on palju muutunud. „Nüüdseks on tõendite kontrollimine ja uute tingimustega arvestamine saanud tavapäraseks osaks ürituste korraldamisel. Sellega on tekkinud lisakulutusi, mida õnneks kliendid aktsepteerivad,“ rääkis ta ja kiidab siinkohal oma kliente, kes viiruse leviku peatamiseks igal viisil koostööd teevad.

Puuorg jätkas: „Nüüd aga on tagasi hübriidüritused ,-seminarid ja –workshop’id, mis saavad taas palju tähelepanu. Tõenäoliselt on see hübriidürituste osa tulnud selleks, et jääda.“ Ta lisas, et tegelikkuses on see ka luubi alla toonud palju huvitavaid aspekte ürituse korraldamises. „Näiteks enim tuleks mõelda sellele, kui pikk peaks üks ülekanne olema ja mis kõige tähtsam - kuidas hoida ja kaasata vaatajat. Ja see on hea, et selline oluline osa on suuremat tähelepanu saamas,“ avaldas ta heameelt ja lisas, et enne pandeemiat olid ajad, mil üritustel osalemise protsent oli ca 60% juures, nüüd suvel näiteks oli nende hinnangul see protsent kusagil 80-90% vahel. „Ehk et nõudlus ürituste järgi on olnud üks olulisi mõjutajaid, kuid ka see viis, kuidas rahvast kokku kutsutakse, on muutunud põhjalikumaks.

Puuorgi sõnul on üritusturunduse suurimad väljakutsed seotud hetkel vaktsineerituse üldise tasemega ja seda mitte ainult külaliste, vaid osaliselt ka teenusepakkujate hulgas. „Teiseks väljakutseks on see, et paljud ägedad kohad on oma tegevused lõpetanud,“ rääkis ta ja lisas, et küllap tekib neile hiljem uuemaid tegijaid peale, kuid see võtab praegustel aegadel tublisti aega.

„Kõige olulisemad on aga reeglid, mis olukorrast tingituna tihti muutuvad. Need muutused tekitavad palju segadust ja on keerulised edasiste plaanide tekitamiseks,“ sõnas Puuorg ja lisas, et inimestel on endil arusaadavatel põhjustel hirmud seoses pandeemiaga, aga õnneks on nendele kõikidele ka lahendused olemas.

„Ühe probleemi tasuks veel õhku visata ja see on olnud ka aastaid suhteliselt sarnane, nüüd küll paistab eriti silma - nimelt tellijate soov saada agentuurilt tervele ürituse kontseptsioonile pakkumist nii kavandi kui eelarvega ja seda näiteks nädala jooksul, mille sisse mahub ka nädalavahetus,“ rääkis Puuorg ja nentis, et agentuuridele antakse olematult vähe aega ja seetõttu on stressi üpris palju olnud.

„Eriti raskelt mõjub see siis, kui hiljem selgub, et meiega koos “võistlesid” veel rohkem kui viis agentuuri ja ainult üks saab töö,“ avaldas Puuorg nördimust ja rõhutas, et seda ei tohiks teha. „Valige näiteks veebilehtede alusel välja maksimaalselt kolm agentuuri, kellega alustada läbirääkimisi ja anda aega agentuuridel enda vajalikkust tõestada,“ soovitas Puuorg ja lisas, et ettevõtete büroojuhid, kes on saanud ürituse korraldamise endi õlule, on keerulises seisus ja peavad tihti ürituse korraldamise teenuse sisse tellima loetud päevadega. „Valige kolm agentuuri ja vastavalt ürituse tüübile võiks jätta ideekavandi ja eelarve koostamiseks minimaalselt kaks nädalat. See oleks meie sõbralik soovitus.“

Puuorg nentis, et üritusturunduse tuleviku ennustamine on praegu suhteliselt tänamatu töö. „Proovisime ka meie enne kolmandat lainet järgmise aasta plaane seada, kuid planeerides mõistsime, et on ülimalt keeruline miskit ennustada või paika panna,“ rääkis ta ja lisas, et kindlasti saab järgmise aasta suvi väga kiire aeg olema, kuid loodetavasti saab ikkagi varem alustada ja ürituste arvu hajutada pikema perioodi peale.

Selleks et ühtsustunne ei kaoks ja inimesed ei tunneks end üksikutena, on Puurorgi sõnul üheks lahenduseks ka väliüritused, näiteks meeskonnasündmused, mis on päevased või natuke lühemad ja toimuvad näiteks looduses ning seda ka talvisel ajal. „Näiteks korraldada matka, mille lõpetab maitsev soe toit ja jook metsas koos mõnusa live-muusikaga.“

„Sündmusi on okei korraldada ka teistel kuudel peale detsembri ja suvekuude. Näiteks võib jõulupeo asemel teha uue aasta alguse sündmuse veebruari alguses, lähtudes Hiina uusaastast või teha hoopis kevadpäevad või ühildada meeskonnaürituse mõne kalendri tähtpäevaga,“ pakkus Puuorg välja võimalusi.

„Meil täitub uuel aastal 15 aastat ja soovime seda erilisemal viisil koos meie heade klientide ja koostööpartneritega tähistada,“ rääkis ta ja lisas, et hübriidüritused jäävad ja neid ei tasu karta, vaid vastupidi - hästi planeeritud ja kompaktse sisuga online-üritused annavad võimaluse vajaliku info kordades kiiremini kätte saada ja seda turvalisel viisil. Puuorg rõhutas, et sellise ürituse loomiseks on oluline kaasata hea partner. „Hübriidüritustel on palju eelised, kuid puudub üks vägagi oluline aspekt - vahetu kontakt kõikide osaliste vahel. Silmast silma suhtlust on ikkagi ettevõtetes meeleolu säilitamiseks hädasti vaja,“ ütles Puuorg lõpetuseks.