Kuidas edukalt ja stressivabalt üritusi korraldada?

Üldiselt on üritused suunatud oma töötajatele või klientidele (sünnipäevapeod, lansseerimisüritused jm). Kõige traditsioonilisemad on muidugi jõulupeod ja tavaliselt on neid kaks, töötajatele ja lastele. Paljudel ettevõtetel on veel suvepäevad, koolituspäevad ettevõttes ja vahel ka kliendiüritused. Sõltuvalt ettevõttest võib firmaüritusi olla aastas kolm kuni kümme.

Et korraldus oleks hea ja rahulik. Me mõtleme küll, et äkki on väikese firma ürituste korraldamine sama lihtne kui vanaema sünnipäeva planeerimine, aga salaja hiilivad ikkagi ligi mingisugused ootamatud ülesanded, mida keegi ei osanud ette näha. Kõige olulisem on üritus hästi läbi planeerida ja selleks tuleks õppida, millele ja millal tähelepanu pöörata. Juhtima peab aega, raha ja inimesi ning kõik need tööriistad tulevad projektijuhtimise valdkonnast. Projektijuhtimine koosneb kirjutamisest ja rääkimisest ning sageli arvatakse, et hea projektijuht on hea suhtleja ja projekt õnnestub, kui projektijuht on hea jutumees. Uuringud näitavad tegelikult, et ebaõnnestumise põhjus on enamasti hoopis planeerimine. Lõviosa projekti õnnestumisest sõltub planeerimisest ja sellest, kui aegsasti ja nutikalt on see tehtud.

Kõigepealt tuleks määratleda eesmärk, sest vahel võib selguda, et ei olegi vaja üritust korraldad. Eesmärgistamine unustatakse sageli ära, aga sellest sõltub kogu üritus – osalejad, asukoht, tegevused. Võtame näiteks suvepäevad, mis on suvepäevade eesmärk? See võib olla lõbutsemine, aga ka hoopis ühtsustunde kasvatamine või töötajate koolitamine. Sõltuvalt eesmärgist saame hakata edasi liikuma – valida sobiva koha ja tegevused, mis seda toetavad jne.

Kui eesmärk ja koht on olemas, tuleks paika panna päevakava. Alustuseks tuleb kindlaks määrata algus- ja lõpuaeg ning seejärel paigutada sinna söögiajad, inimesed tahavad umbes iga 4 tunni tagant süüa. See on tegelikult midagi, millega algajad korraldajad sageli hätta jäävad. Näiteks sõidetakse Tallinnast Lõuna-Eestisse, vahepeal tehakse veel Tartus ekskursiooniks peatus. Tallinnast Tartusse sõidab umbes kaks ja pool tundi, ekskursioon kestab umbes poolteist ning siis jätkub veel sõit sihtkohta, mis võtab ka umbes tunni. See on juba viis tundi ja kindlasti peaks arvestama sellega, et täiselujõus inimene muutub selle aja peale närviliseks, kui ta süüa ei saa.

Sellises olukorras ei õnnestu üritus puhtalt selle pärast, et sihtkohta jõudes on kõikidel kõht tühi ja tuju paha. See on uskumatu, kui suurt rolli sellised pisikesed asjad mängivad. Kui päevakava on paigas on aeg tegevusi planeerida. Kõik tegevused peavad olema väga hästi planeeritud, neid ei tohiks olla liiga intensiivselt, nii et isegi hingetõmbepausi ei ole, aga samas ei tohi olla ka liiga palju passimist.

Heade ideede ja esinejate leidmiseks tasub alati silmad lahti hoida ja ringi vaadata. Bändide ja õhtujuhtidega saab tänapäeval tutvuda YouTube’is, ka Google’ist võib leida väga huvitavaid mõtteid. Lisaks pakub Pidupäev.ee palju erinevaid ideid, seal saad panna paika, kas ees on ootamas juubel, lapse sünnipäev või tööpäev vabas õhus. Õnnestunud ürituse eeldus on tegelikult see, et üritus vastaks külaliste ootustele. Seda on kõige lihtsam saavutada siis, kui kaasad külalisi protsessi ehk teed eeltööd ja uurid, mis neid huvitaks.

Alusta kindlasti oma tegevustega aegsasti, sest kui jõulupeoks ruumi otsida detsembri alguses, siis oled sa jäänud hiljaks. Paremad kohad võetakse ära lausa pool aastat varem. Mida rohkem aega varud, seda rohkem on sul valikuvõimalusi ja aega ootamatustega tegeleda. Sageli jäetakse sekretär või assistent ürituse korraldamisega üksi. Tegelikult võiks moodustada meeskonna, sest kui ma ise ei ole finantsvaldkonnas tugev, siis võiks ju sinna kaasata hoopis raamatupidaja. Äkki on olemas ettevõttes keegi, kes on tegelenud diskode korraldamisega, või on hoopis inimesi, kes tahaksid firmabändi kokku panna.

Inimeste kutsumine on tegelikult väga sarnane müügitööga. Kuigi ürituse eest ei pea alati tasuma, siis tuleb osalejatega siiski aktiivselt suhelda ja üritusel osalemine neile n-ö maha müüa. Kasutage ära kõiki vahendeid, mis ettevõttes on, näiteks intranet, plakatid, personaalne suhtlus jms. Palu külalistel oma osalus e-kirja teel kinnitada või vastupidi, tühistada. See aitab neid üritusega siduda, sest kui inimene peab osalemisest teada andma, siis ta nii kergelt tulemata ei jäta.

Kõige lihtsam oleks võtta ette Excel või isegi vana hea ruuduline kaustik ja panna sinna kirja kõik kulutused, mis üritusega kaasnevad (transport, toitlustus, ruumi rent jm). Seejärel küsi erinevaid hinnapakkumisi, et sul oleks valikuvõimalusi. Säästuvõimalused tulevad esile siis, kui oma kuludele otsa vaadata ja valikuid tegema hakata. Kindlasti dokumenteeri kõik ruumi, toitlustuse, transpordi ja meelelahutuskulud.

Allikas: Sekretär.ee